Claves para gestionar una actividad sincrónica de e-learning
La coordinación de actividades de formación en línea desarrolladas en tiempo real requiere de algunas previsiones para lograr el éxito. Ofrecemos algunas sugerencias compartidas por varios expertos.
En el marco de una capacitación presencial los empleados de una organización no pueden hacer una llamada telefónica urgente que no debe esperar. Sin embargo, cuando la formación se desarrolla en línea, se pueden efectuar simultáneamente otras tareas que no exijan elevados niveles de concentración, siempre que no afecten la viabilidad del aprendizaje.
Más allá de estas ventajas prácticas, para evitar el fracaso de un curso virtual es necesario mantener el interés de los estudiantes corporativos constantemente, amén de impulsar incentivos y metas por parte de cada compañía. En este contexto, la responsabilidad de los tutores es esencial, principalmente en instancias sincrónicas.
Consultada sobre el particular, la presidente de la consultora californiana Loyalty Group, Phyllis Roteman, recomendó desarrollar actividades dentro de cada clase virtual en forma permanente. “Por lo menos el 25% del tiempo tiene que ser invertido en acciones concretas de los participantes, que impliquen algún tipo de construcción o aporte al proceso de formación. Si esto no sucede, no se producirá una conexión real con el curso y probablemente los empleados se focalicen en otra actividad”, indicó.
En su reciente artículo “Trainers Reach for E-Skills”, la especialista estadounidense en recursos humanos, Kathryn Tyler, profundizó sobre la cuestión, presentando algunas claves sobre cómo gestionar un capacitación virtual en el ámbito corporativo, al resumir los criterios más consolidados entre los expertos del área.
Entre sus sugerencias se destacan los siguientes consejos, dirigidos a tutores y coordinadores de procesos de capacitación sincrónicos en entornos virtuales:
– Conformar capacitaciones virtuales sincrónicas con dimensiones manejables y controlables. El ideal para una instancia de
e-learning a tiempo real, cuya duración oscila entre los 60 a 90 minutos, es de 10 aprendices, con un límite máximo tolerable de 25 personas. Cuando el número se acerca y supera los 30 individuos, estaríamos en presencia de una webconference y no de una clase en línea.
– Saludar a cada estudiante por su nombre desde el comienzo, como estrategia de socialización y relajación, e incluso utilizar este recurso para humanizar el entorno tecnológico, a fin de tender un puente de confianza hacia quienes no están familiarizados con las computadoras o Internet.
– Prestar particular atención a todos los participantes, para anticipar o resolver miedos, incomodidad o disgustos. Un estudiante puede que no esté participando por timidez y no necesariamente por desatención (como se presume muchas veces), y en caso de estar prevenido, un tutor puede animar instancias de participación en las que cada usuario encuentre la comodidad deseada.
– Contactar a los estudiantes sin ahogarlos. La clave es no omitir a nadie en las comunicaciones periódicas que efectúa el tutor, e incluso dirigirse especialmente a cada alumno en particular si es necesario. Hay que recordar que muchas personas se conformarán con quedar en un segundo o tercer plano, y luego -con el tiempo- esa situación de seguridad y conformismo los terminará alejando del curso.
– Aprovechar herramientas como el chat, los foros y las encuestas para desarrollar la interactividad. En las actividades sincrónicas se pueden efectuar preguntas sorpresivas sobre la temática tratada y observarse rápidamente el nivel de compresión de los aprendices, en forma individual o grupal (si la plataforma tecnológica lo permite).
– Haga preguntas amplias y atractivas, para incentivar la participación. Resulta esencial no excluir a nadie, sin abusar de los interrogantes que impliquen respuestas por “SI” o “NO”. – Responder al silencio con propuestas de participación. En una actividad sincrónica, unos segundos de silencio pueden amplificarse y sobredimensionarse. El coordinador tiene que tener muy en claro los tiempos de interacción, para intervenir en el momento indicado, sin extralimitarse.
– Ser atractivo e ingenioso como tutor. Los alumnos necesitan visualizar al coordinador aunque no lo puedan ver, y él debe generarles la sensación de estar físicamente a su lado.
Finalmente, destacamos la importancia de tomar el mayor conocimiento previo posible sobre las características de los alumnos que participarán de la actividad, y efectuar al menos una experiencia simulada previa con el sistema tecnológico que le dará soporte al entorno virtual de capacitación.