Decálogo de errores comunes en un proceso de e-learning

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Una investigación revela los traspiés más habituales durante la implementación de una solución de capacitación virtual. Desde equivocaciones en al análisis de necesidades y la medición; hasta fallas relacionadas con los tutores, el management, la interacción y la distribución; pasando por problemas vinculados a los objetivos, el diseño, el contenido y la tecnología. Una completa guía referencial.

El mejor aprendizaje es producto de nuestros aciertos y errores. Sobre esta premisa, una consulta efectuada por el experto estadounidense Elliott Masie a 700 lectores del newsletter Learning TRENDS reveló los errores más comunes que se producen en los procesos de e-learning corporativo. Reflejamos en este artículo las principales tendencias en materia de errores y problemáticas observadas durante el estudio motorizado por el Masie Center.

1. Errores en al análisis de necesidades

– Responder a las situaciones críticas con arreglos rápidos de entrenamiento, cuando las soluciones apuradas no funcionan y provocan que la credibilidad de la capacitación se desplome.
– Preasumir el nivel de conocimiento de nuestro equipo. Puede ser muy sorprendente suponer un determinado nivel en nuestro grupo de trabajo, y que el nivel del mismo sea en realidad varias veces menor o superior, generando expectativas y planificaciones equivocadas.
– Presionar para enviar a un empleado a un taller de capacitación a fin de que pueda solucionar dificultades en su área de trabajo, cuando el problema realmente reside en una falla gerencial, o en inconvenientes o desajustes en los procesos y sistemas.
– No desarrollar análisis iniciales sobre los problemas existentes, para determinar si la capacitación puede resolverlos o si se requiere de una solución diferente.
– No evaluar las habilidades previamente requeridas a los aprendices para desarrollar satisfactoriamente un proceso de entrenamiento (especialmente en el e-learning).

2. Errores de medición

– No evaluar si los procesos de capacitación implementados son susceptibles de instruir a los alumnos en la aplicación práctica del conocimiento, para que puedan transferir el entrenamiento al campo de acción laboral. Porque si ellos no pueden, ¿para qué se capacitaron?
– No significar adecuadamente la importancia de resolver las enormes dificultades que se presentan en materia de mediciones y evaluaciones sobre la efectividad de las actuaciones desarrolladas. – No permitir el tiempo suficiente para ejecutar una prueba piloto respecto de cada nueva actividad o proceso de aprendizaje. – Falta de referencia en las valoraciones sobre los objetivos propuestos. Es preciso medir los aspectos que nos propusimos resolver a través del entrenamiento.
– No obtener el suficiente feedback para mejorar el producto o servicio durante el proceso de capacitación, cuando ésta se encuentra demasiado focalizado en la distribución de los contenidos, desplazando el registro de lo ocurrido.

3. Errores relacionados con los tutores

– Cuando el tutor privilegia la propia agenda sobre las necesidades del grupo. El proceso necesita ser flexible y tener la suficiente capacidad de cambio si los usuarios así lo requieren. “Se trata del entrenamiento de un equipo de trabajo y no de la capacitación del tutor”, fue una de las quejas más habituales pronunciada en el marco de la investigación.
– Asumir que todos los alumnos de un curso tienen una comprensión común de los contenidos a distribuir; del idioma a utilizarse; de las políticas, procesos y procedimientos involucrados, y de por qué están allí.
– El tutor debe recordar continuamente que en algún momento él también fue un principiante. Es imprescindible que rememore como fueron las circunstancias que lo rodearon cuando comenzó a involucrarse con una temática, no como un experto sino como un simple aprendiz. De esta manera, se podrá obtener una mayor participación por parte de los alumnos.
– Diseñar para el común denominador, igualando hacia abajo, y esperar que todos los estudiantes utilicen el mismo programa en su totalidad, sin tener en cuenta la experiencia y conocimiento que pueda manifestar cada uno de ellos.
– Pensar que todo podría enseñarse a través del e-learning. Algunos estudiantes simplemente no pueden aprender -o se niega a aprender- de esta manera.
– Pensar que si un tutor es un gran instructor en el aula presencial, también lo será en un entorno virtual, cuando se necesitan nuevas habilidades para poder desempeñarse en un proceso de e-learning.
– Estar familiarizado con el contenido, pero no tener totalmente incorporadas las actualizaciones de la materia.
– No estar lo suficientemente preparado. El tutor debe contar con numerosas alternativas testeadas y comprobadas, para poder recurrir con éxito a ejemplos y actividades de apoyo. Además, debe dominar el material de estudio desde el principio al fin y poseer la capacidad de conocer las particularidades de sus alumnos.
– Pensar que por estar desempeñando el rol de tutor, ya no necesita aprender.
– Asumir que los materiales estarán allí y nadie tendrá problemas para adquirirlos, que los equipos de los alumnos y los propios funcionarán perfectamente en todo momento, que un entorno virtual operará en todo momento al 100% y no tendrá ningún tipo de fallas o inconvenientes. Generalmente “se sobrevive”, pero no sin mucha tensión personal.

4. Errores vinculados al management

– No ayudar a comprender cuáles son las mejores opciones para satisfacer las necesidades de actuación para poder prevenir dificultades y, en cambio, resolver las demandas simplemente cuando suceden.
– Olvidarse durante el proceso de capacitación de sostener los principios del aprendizaje y las buenas prácticas en el esfuerzo por agradar a los niveles directivos.
– Los entrenadores no siempre hablan el idioma de los negocios, por lo que ellos no saben justificar lo que necesitan cuando deben reflejarlo en los presupuestos.
– No recibir un compromiso real de los niveles más altos de la organización antes de empezar una iniciativa transversal de capacitación e toda la compañía.
– En el mundo corporativo, la dirección comercial de una empresa dicta -a menudo- lo que los empleados de una firma aprenderán, por cuánto tiempo y en qué orden de prioridades. Sin embargo, los instructores son los expertos en capacitación y en cada materia en particular, de modo tal que deberían ser quienes tomen esas decisiones.

5. Errores en los objetivos

– No focalizar lo suficiente en el resultado comercial deseado, y enfocar principalmente en el nivel objetivo de aprendizaje (es decir, estar demasiado enamorado de los objetivos de aprendizaje, perdiendo conexión con las necesidades reales del negocio).
– Cuando el curso se desvía en la práctica de los objetivos de aprendizaje publicados durante su etapa de desarrollo.
– Fracasar en la compresión real del problema del negocio que pensábamos resolver con una solución de capacitación.
– Usar términos como “aprender” y “entender” por solo hecho de utilizarlos, en lugar de crear un objetivo de aprendizaje real. -Saltear los objetivos y crear una serie de actividades que se presumen adecuadas para llevar al estudiante a donde supuestamente se dirige.

6. Errores de diseño y contenido

– Demasiada carga de contenidos para el tiempo de capacitación previsto. Colocar demasiada información en una clase o un módulo y no calcular el tiempo adecuado para procesarla y asimilarla.
– Enseñar más de lo que se necesita, no adecuándose a los objetivos.
– No estructurar el contenido de un curso en pequeñas dosis o módulos, que les permitan ser usados en otros contextos.
– Pensar que los mismos sistemas de diseño instruccional que funcionan para el entrenamiento presencial también son válidos para el e-learning.
– Generar expectativas de procesos de capacitación perfectos y sin dificultades. Cuando se trabaja con estos criterios y si algo sale mal o sobreviene alguna dificultad transitoria, las reacciones críticas de los usuarios pueden tener un impacto dramático. Por el contrario, si se prepara a los aprendices para atravesar situaciones conflictivas, se disminuyen los riesgos y niveles de insatisfacción.

7. Errores de innovación e interacción

– Exigir a los aprendices que efectúen precurso de e-learning, para que luego los instructores repitan el contenido de este taller en una interminable serie de presentaciones PowerPoint.
– Fracasar en el uso de las técnicas de aprendizaje para adultos como el aprendizaje colaborativo y el juego de roles. Es decir, una aplicación incorrecta o insuficiente es más dañina que la ausencia de estos recursos
– Apresurar el proceso de pregunta / respuesta, o extirparlo directamente de la instancia de capacitación.
– Los cursos no están diseñados con un enfoque en la intensidad: el desafío está en focalizarlos en la resolución de problemas y en una complejidad razonable.

8. Errores derivados del uso de la tecnología equivocada

– Responder con demasiada tecnología a los problemas, antes de entender la naturaleza de estos inconvenientes.
– Guiarse por lo que la tecnología puede hacer en lugar de seleccionar la tecnología de acuerdo a las necesidades reales que se deben satisfacer.
– No anticipar los problemas tecnológicos que puedan surgir en el transcurso de un programa de e-learning implementado en toda una organización, asumiendo que funcionará en todas las computadoras.
– Depositar demasiada confianza en la tecnología, que nunca será tan buena, fiable, consistente o útil como usted cree.
– No entender la tecnología y cómo usarla eficazmente.

9. Errores vinculados al desarrollo y la distribución

– Anunciar un proceso de capacitación como obligatorio, sin que luego se produzca una supervisión control sobre su cumplimiento. – Aprender es como desarrollar una actividad de mercadeo, ya que implica influir en la conducta humana para producir determinadas acciones o elecciones. Además, en el aprendizaje se presta mucha atención en la repetición, el refuerzo y la conexión emocional de los alumnos. Se trata de soluciones completas de aprendizaje, y no simplemente de un evento referido a la incorporación de habilidades y conocimiento.
– Pensar que e-learning es colgar unos contenidos en la web y disponer un tutor para que asista en línea.
– Focalizar en la calidad de los materiales de capacitación y no en la calidad del entorno de aprendizaje.
– Decidir el método de distribución del conocimiento antes de determinar el objetivo de aprendizaje.

10. Errores de interacción

– Colocarse en situaciones defensivas respecto del usuario, con el consecuente peligro de perder mi objetividad.
– Dejar que los usuarios con conductas negativas impacten el proceso, focalizando demasiados esfuerzos en ellos en lugar de enfocarse en aquellas personas con buena actitud que quieren estar allí y están genuinamente interesados.
– Responder a las preguntas repetidas por distintos usuarios, en lugar de redirigir las respuestas comunes o la solución a interrogantes habituales al resto del grupo, para optimizar los tiempos.
– Contestar las preguntas de un alumno antes de que sus dudas fueran completamente planteadas.
– No darle a los estudiantes suficientes descansos. Pese a que ningún coordinador o tutor de un proceso de capacitación ignora cómo aprenden y recuerdan las personas, sistemáticamente se violan estos principios básicos.

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